|
Опубликовано в методической газете для учителей
"Информатика"
№5,
2011 г.
Версия для печати (670 Кб)
Комплект для заполнения бланков
аттестатов
Требования
Работа комплекта проверялась в:
– Windows XP: MS Office 2003, MS Office 2007, OpenOffice.org 3.2.
– Alt Linux, Ubuntu 8.10, Mandriva 2010: OpenOffice.org 2.3,
OpenOffice.org 3.0.
– Mac OS X 10.4 Tiger: MS Office 2004 с обновлением 10.2.5,
русифицированный.
Несколько слов о проблеме и ее решении
В конце минувшего учебного года администрации большинства школ
России и как следствие, учителям информатики и ИКТ Министерство
образования и науки преподнесло сюрприз. В разгар выпускных
экзаменов появилось письмо № 03-1121 от 4 июня 2010 г. "О
заполнении бланков аттестатов в 2010 году", в котором однозначно
указывалось, что отныне аттестаты "заполняются… с использованием
компьютерной техники". И далее: "при заполнении может использоваться
компьютерный модуль заполнения аттестатов и приложений, позволяющий
автоматически формировать электронную Книгу для учета и записи
выданных аттестатов". Ни сам модуль, ни его координаты к письму не
прикладывались.
Тут же выяснилось, что не все оказались застигнутыми врасплох. Чтобы
убедиться в этом, достаточно было набрать в поисковой строке Яндекса:
"заполнение аттестатов". Ряд фирм и частных лиц предлагали за
немалые деньги программные модули и услуги по заполнению бланков.
Финансовые амбиции некоторых зашкаливали за рамки разумного.
В некоторых учебных заведениях поднапрягли родителей выпускников для
выхода из создавшегося положения, но оказалось, что далеко не все
предлагаемые программные продукты обеспечивают оформление,
соответствующее требованиям, так что не обошлось и без курьезов.
Палочкой-выручалочкой для многих, стала бесплатная программа "ИвАттестат",
созданная отделом информатизации и компьютерных технологий
управления образования администрации г. Иванова, которая хоть и не
отличается функциональностью, тем не менее, позволила разрядить
создавшееся напряжение. Но надолго ли?
При обвальном переходе на Linux с 1 января 2011 года проблема с
неизбежностью заявит о себе в разгар июня снова. Да и где гарантии,
что наше родное Министерство не внесет коррективы в правила
заполнения аттестатов. Если вчитаться в соответствующее
инструктивное письмо, то нетрудно понять, что сюрпризы нам
обеспечены. Готовьте деньги!
Меж тем, проблема заполнения бланков аттестатов, на мой взгляд,
является искусственно созданной, а ссылка на некий загадочный
"компьютерный модуль" только усугубила ситуацию и дезориентировала и
администрацию школ, и учителей информатики, для большинства которых
задачка о заполнении бланков могла бы быть решена на
удовлетворительном уровне средствами MS Office или OpenOffice за
время меньшее, чем требуется на освоение и настройку предлагаемых
программных продуктов, причем, без всякого программирования. А если
иметь запас времени и желание, то можно обеспечить функциональность
на уровне не ниже, чем в модуле, предлагаемом фирмой "1С". К тому
же, в случае появления новых инструкций, в такое решение будет
несложно внести коррективы самостоятельно.
Здесь предлагается готовое решение, на базе электронных таблиц и
текстового редактора которое позволяет резко сократить время на
заполнение аттестатов, практически свести к нулю количество ошибок и
освободить учителей от рутинной и монотонной работы, требующей
предельной концентрации внимания.
Как оказалось, Excel по плечу даже сложные проблемы, далекие от
математики, такие как преобразование фамилии, имени и отчества из
именительного в дательный падеж, а также уплотнение списков оценок и
предметов, в случае различного набора изучаемых предметов учащимися
одного класса.
Работа с источником данных
Прежде чем открыть файл источника данных для редактирования,
убедитесь, что все использующие его файлы шаблонов закрыты. После
редактирования файл источника обязательно сохраните. Данные из
источника читаются не из оперативной памяти, а с диска.
Файл dannye.xls работает как в MS Office, так и в OpenOffice.
Рабочая книга источника данных состоит из трех листов. Основной из
них – лист «Данные», который содержит редактируемую часть – левее
красной вертикальной полосы (столбец BR) и расчетную часть – правее
этой разделительной полосы. Расчетная часть содержит формулы для
подготовки данных в требуемом для заполнения аттестатов и приложений
к ним формате. Листы «9 кл.» и «11 кл.» имеют вспомогательное
значение, не содержат формул и соответствуют редактируемой части
листа «Данные». Они предназначены для подготовки необходимых
сведений, предварительной проверки и переноса их на лист «Данные».
Вспомогательные листы можно вставлять и удалять.
В заголовке разделительной полосы стоит символ «Z», для того, чтобы
этот символ был проставлен в каждой пустой строке бланка. Если
предполагается проставлять один графический символ «зеро» на все
пустые строки, то «Z» в ячейке BR1 надо заменить на пробел.
В редактируемой части использовано форматирование и условное
форматирование. Для его распространения на нижележащие строки
следует выделить любую отформатированную строку, а затем, скопировав
формат, распространить его на нужное количество строк.
При копировании информации на лист «Данные» выделяйте на
вспомогательных листах только нужные диапазоны или столбцы, но не
строки целиком, чтобы при вставке не уничтожить формулы в расчетной
части!
Для более удобной работы с листом применено разделение областей по
ячейке C2, а отдельные диапазоны столбцов сгруппированы.
Сворачивание и разворачивание групп выполняйте щелчком по
квадратикам со знаками [+], [–], [1], [2], [3].
При вводе данных в столбцы "№ п/п", "Код", "Серия" и "Номер" можно
использовать автозаполнение. Дата рождения вводится в кратком
формате даты. После ввода перечня учебных предметов в диапазон
J1:AY1 и дополнительных сведений в диапазон BA1:BQ1 проверьте в
соответствующих шаблонах, чтобы строки по длине не выходили за
отведенные рамки.
Чтобы отметить, какие строки из дополнительных сведений должны быть
включены в приложение к аттестату у того или иного ученика можно
использовать любой символ, а не только "д".
В расчетной части с помощью формул определяются фамилии, имена и
отчества учащихся в дательном падеже, дни, месяцы и годы рождения, а
также оценки в требуемом для заполнения аттестатов формате. Кроме
того, для случаев, когда учащиеся изучали не одни и те же предметы
или разное их количество, формируются уплотненные списки оценок,
предметов и дополнительных сведений.
Диапазон столбцов BS:CP, в котором формируются условия для выбора
окончаний фамилий в дательном падеже, скрыт.
Чтобы распространить формулы на большее количество строк, щелкните
по квадратику группировки с цифрой [2] в верхнем левом углу рабочего
листа, выделите в расчетной части фрагмент строки с формулами,
начиная со столбца BR и кончая столбцом GX, и, схватившись за маркер
автозаполнения, протяните вниз.
Формулы для определения дательного падежа не учитывают исключений,
поэтому некоторые частные случаи фамилий, а возможно и имен, могут
склоняться ошибочно. В этом случае правильное значение следует
ввести вручную, а потом, после печати, восстановить формулы в
редактировавшихся ячейках.
Для уплотнения списков оценок, предметов и дополнительных сведений
применены формулы работы с массивами. Необходимо иметь ввиду, что
такие формулы фиксируются нажатием Ctrl+Shift+Enter, при этом они
автоматически заключаются в фигурные скобки.
Не следует в расчетной части изменять заголовки столбцов, так как
они используются в шаблонах заполнения аттестатов и приложений к ним
для доступа к данным.
Остальной материал смотрите в
инструкции к комплекту.
 |
